E-handel och fakturering

Med e-handel blir det enkelt för dig som leverantör att ta emot och hantera beställningar digitalt – samtidigt som du sparar tid på administration och fakturering.

Vi använder Visma Proceedo som inköpssystem. För att kunna ansluta dig behöver du ha ett avtal med kommunen.

Du kan ansluta på olika sätt, beroende på vad som passar ditt företag.

1. Systemintegration
   Har du ett eget affärssystem? Då kan du koppla ihop det med Visma Proceedo. Ta kontakt med oss på e-handel@eskilstuna.se för anslutning.
   
   
2. Leverantörsportalen (Supplier Center)
   Om du inte har ett eget system kan du använda vår kostnadsfria webbtjänst. Där du kan ta emot order, svara, fakturera och lägga upp din katalog. Kontakta oss på e-handel@eskilstuna.se så hjälper vi dig att komma igång.
   
   
3. E-postbeställningar
   En enklare lösning där du får beställningar via e-post och hanterar dem med en katalog i Excel eller ett formulär.

Som leverantör till Eskilstuna kommun ska du enligt lag skicka e-faktura. Det gäller alla som har avtal med kommunen och omfattas av lagen om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling.

Tänk på att inskannade pappersfakturor eller fakturor som skickas via e-post inte räknas som e-fakturor.

Du kan skicka e-faktura på olika sätt, beroende på vad som passar ditt företag. De flesta ekonomi- och faktureringssystem har stöd för e-faktura. Saknar du ett sådant system kan du använda vår leverantörsportal.

Fakturera utan eget system

Har du inget eget faktureringssystem? Då kan du fakturera via vår leverantörsportal utan kostnad.

Skicka dina kontaktuppgifter till: e-handel@eskilstuna.se. Skriv att du vill ha en inbjudan till leverantörsportalen.

Fakturera med Peppol (rekommenderas)

Kontrollera om ditt faktureringssystem kan hantera fakturor i Peppol-format. I så fall är din leverantör ansluten till Peppol-nätverket och kan hjälpa till med anslutningen.

Så ansluter du ditt företag till Peppol

Fakturera utan Peppol

Om ditt faktureringssystem inte använder Peppol, kan du skicka e-fakturor via din VAN-operatör.

Fråga din leverantör av faktureringssystem vilken VAN-operatör de använder.

Om din leverantör använder Arvato, Basware, BGC, Crediflow, Evry, Expert systems, Fortnox, Hogia, Idata, InExchange, Pagero, Swedbank eller Tieto ber du dem att lägga till kommunens uppgifter i ert faktureringssystem:

GLN: 7381036500584
Momsregistreringsnummer: SE212000035701

Om din leverantör använder en annan VAN-operatör, kontakta oss på e-handel@eskilstuna.se och meddela vilken operatör du vill använda.

Fakturaadress

Eskilstuna kommun
Box 356
631 05 Eskilstuna
Organisationsnummer: 212000-0357
VAT-nummer: SE212000035701

Uppgifter till e-faktura

VAN-operatör: Visma Proceedo
Faktura GLN: 7381036500584
PEPPOL-ID: 0007:2120000357

Fakturareferenser

Eskilstuna kommuns fakturareferenser. Excel, 72 kB Excel, 72 kB..

Detta ska din faktura innehålla

Avsändare och mottagare:

• Leverantörens namn, adress, organisationsnummer och VAT-nummer
• Eskilstuna kommuns namn, adress och organisationsnummer

Fakturainformation:

• Fakturanummer
• Fakturadatum
  
• Förfallodatum
  
• Vår fakturareferens (2 siffror och 6 bokstäver, t ex 41KOULED)
  
• Vårt ordernummer (7 siffror, om order mottagits via vårt ordersystem)
• Vårt avtalsnummer (om inköpet omfattas av avtal)

Leverans och innehåll:

• Specifikation av vara eller tjänst (en rad per artikel med antal och pris)
• Tjänste- eller leveransdatum (om det inte är samma som fakturadatum)
  

Betalning och moms:

• Bankgiro, plusgiro eller bankkonto (med clearingnummer)
  
• Beskattningsunderlag (netto) per momssats
  
• Moms i % och momsbelopp
  
• Om omvänd byggmoms gäller ska det framgå vad fakturan avser (mängd, art) och vilken period varan/tjänsten omsatts
  
• Om du har F-skattsedel ska det stå på fakturan

Observera att fler krav kan tillkomma. De framgår i så fall i upphandlingsdokumenten.